Inspiration | Nyheter | Tips för inredning av inredningar | Bakgrund | november 21, 2020

Tips för hanteringen av uppgifter från en mindre ägare

Jag började först använda Todoist för sju år sedan och detta uppgiftshanteringssystem blev snabbt mitt bästa verktyg för att effektivt hantera alla olika delar av min verksamhet.

Från att hantera min tid som både kreativ och småföretagare till att övervaka mitt teams arbete när vi navigerar utmaningarna med fjärrarbete, det finns mycket att hålla koll på och jag har tyckt att Todoist är den mest användbara och kompetenta verktyg för att hjälpa oss att fungera dagligen.

Så idag trodde jag att jag skulle lyfta fram några av funktionerna i detta uppgiftshanteringssystem så att du kan se hur det kan hjälpa dig att hantera din arbetsbelastning också.

Detta blogginlägg är i samarbete med Todoist, som precis har publicerat en fullängdsfunktion på Sian Zeng över på deras blogg, så kolla in det för fler tips och en inblick i hur vi fungerar. Du ser också att de har några gratis digitala tapeter designade av oss tillgängliga för nedladdning från deras artikel.

Åh, och det finns en rabattkod längst ner för en 2 månaders gratis testperiod av Todoist, så se till att läsa vidare för att få det!

Hantera mitt team på distans

Vi är ett mycket litet team som för närvarande arbetar på distans, så har hittat Todoist ett utmärkt sätt att delegera uppgifter och se till att alla vet vad som behöver göras.

Under ”Projekt” har jag skapat ett separat projekt för varje teammedlem och släppt uppgifter för dem att slutföra där inne, istället för att organisera våra uppgifter på ett projekt efter projektbasis. Detta gör det enkelt för oss alla att se vem som arbetar med vad hela veckan.

Det är upp till teamet hur de hanterar de uppgifter jag har ställt in varje dag, men den prioriterade märkningsfunktionen är väldigt praktisk så att de inte missar något brådskande som behöver göras.

Kommunicera med varandra

Todoist är också ett utmärkt sätt att hålla kontakten med varandra hela dagen och dela med sig av uppdateringar om vad vi jobbar med.

Vi har funnit det särskilt användbart att aktivera e-postmeddelandefunktionen vid uppgifter, så när en av oss lämnar en kommentar, om vi är inblandade i den uppgiften, får vi ett meddelande om detta direkt till våra inkorgar. Detta gör det väldigt enkelt att lösa allt brådskande och bättre förklara allt som inte är klart.

Skär ut tid för kreativt arbete

Som tillverkare och chef tenderar jag att dela upp min dag i två halvor. Morgonen är när jag brukar göra små administrationsuppgifter och organisera resten av mitt team så på eftermiddagen kan jag ägna min tid åt större, mer kreativa ansträngningar.

Etikettfunktionen innebär att jag också kan dela upp mina uppgifter i två delar och märka dem antingen 'små' eller 'stora' så att jag vet vilka jag kan få gjort snabbt innan jag hoppar på ett mer tidskrävande projekt.

Ser framsteg

När jag arbetade med större projekt, till exempel lanseringen av en ny tapetkollektion, kände jag mig riktigt oproduktiv och saknade motivation på grund av framsteg i små steg över tiden. Eftersom de involverade uppgifterna var så stora skulle det gå dagar utan att jag kunde kryssa för dem!

Jag har nu lärt mig att bryta ner dem i mindre, mer hanterbara att göra kallas "deluppgifter", som fortfarande kan kryssas av utan att ta bort den större uppgiften som helhet. Detta ger mig samma känsla av tillfredsställelse och gör det möjligt för mig att spåra mina framsteg lite bättre.

Sian Zeng Small Business Owner använder Todoist

Enkel tidsplanering

Det är enkelt att förändra en uppgift så att den kommer upp igen några dagar senare, eller hur länge jag känner att jag behöver slutföra den. Ingen vill avsluta dagen efter att inte ha slutfört allt, men ibland rinner tiden bort med oss. När det ser ut att detta kommer att vara fallet, ändrar jag uppgiften till ett mer genomförbart datum.

Produktivitet

Med detta sagt älskar jag känslan när jag hälsas med en vacker illustration som säger njut av kvällen, efter att ha slutfört allt jag behöver för att bli klar den dagen. Det är väldigt tillfredsställande och betyder att när jag kommer att koppla av kan jag verkligen stänga av!

Om du tror att du är arbetsdag kommer att dra nytta av Todoists organisationsverktyg, så har de vänligen skapat följande rabattkod som vi kan dela med dig. Ange sianzeng2020 i kassan för att få dina första 2 månader av Todoist helt gratis. Och glöm inte att ladda ner våra digitala bakgrundsbilder från deras blogginlägg också.

Kupong: sianzeng2020 (i 2 månaders gratis Premium). Lösa in här.